Odprtokodni sistem za upravljanje z dokumenti

Osnovni nosilec podatkov v podjetju so dokumenti, ki so potrebni za izvedbo kampanje. Njihova ustrezna organizacija in takoj¹en dostop do njih trpi zaradi ogromne ideje o uèinkovitosti podjetja. Zato se mnoga podjetja odloèijo, da se bodo odrekla tradicionalnim papirnim dokumentom o sodobnih elektronskih re¹itvah.

Sistem za upravljanje dokumentov je malo pomemben, na kar moramo biti pozorni. Prviè, omogoèa uèinkovito digitalizacijo ¾e obstojeèih podatkov. Prisotna je zelo primerna re¹itev, ker med drugim trka, za po¹iljanje raèunov elektronsko na¹im strankam, zaradi èesar lahko prihranimo na èasu in denarju, ki bi ga morali izgubiti za po¹iljanje dokumentov po tradicionalnih metodah. Dodatna tema te zbirke je izredno poenostavljen pretok dokumentov. Njihov prenos med zaposlenimi je uèinkovitej¹i, zato so vsekakor oblikovani in objavljeni. Ta metoda ima veè pomembnih prednosti. To olaj¹a katalogizacijo dokumentov, zato je v doloèenem èasu enostavno najti tisto, kar nas zanima. V uspehu odstranitve ene od informacijskih datotek bo zelo enostavno obnoviti. V veèini primerov so dejanske datoteke name¹èene na uporabnikovem lokalnem disku. Re¹itev je torej zelo koristna in poceni. Da ni brez pomanjkljivosti. Enako velja za uspe¹en dostop do datotek, ko je raèunalnik, na katerem so shranjene, izklopljen. Druga pomanjkljivost je pomanjkanje skladne baze podatkov. Vsa besedila so razdeljena na nove diske, kar moèno ovira njihovo iskanje. Zato vedno veè podjetij v svojem priporoèilu opredeljuje uporabo internetne tehnologije.

Omeniti je treba, da so za tovrstne sisteme najpogosteje zainteresirani zaposleni sami, za katere njegovo pouèevanje pomeni velike spremembe v enostavnem delu. Ve¾e se za isto in za mnoge od njih z dodatnim usposabljanjem, katerega namen je podati informacije o tem, kako uporabljati najnovej¹e sloge. Vendar pa bodo poleg vse bolj priljubljene storitvene izku¹nje opazili to re¹itev.